Via deze privacyverklaring informeert Flow Fin B.V., gevestigd en kantoorhoudende te Den Dungen, over de verwerking van persoonsgegevens van haar opdrachtgevers in het kader van de uitvoering van de aan haar verstrekte opdrachten. De persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt in overeenstemming met de huidige wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming, waaronder begrepen de Algemene verordening gegevensbescherming (EU) 2016/679 (hierna: “AVG”).
De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens (de “verwerkingsverantwoordelijke”) is Flow Fin B.V.
De persoonsgegevens zullen in beginsel niet voor een ander doeleinde worden verwerkt dan in deze privacyverklaring is aangegeven. Indien en voor zover de verwerking voor een ander doel toch noodzakelijk is, zullen wij u hierover vóórafgaand aan deze verwerking informeren. De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor deze doeleinden, tenzij een wettelijke verplichting tot verdere verwerking (waaronder bewaren) verplicht.
Uw persoonsgegevens zullen alleen worden verwerkt indien zij noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht, op grond van een gerechtvaardigd belang van Flow Fin B.V. of indien u uw toestemming heeft gegeven voor de verwerking. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door hiertoe een bericht te sturen naar markvanvught@flowfin.nl. Flow Fin B.V. zal na ontvangst van dit bericht de verwerking die is gebaseerd op uw toestemming staken. Dit laat echter de rechtmatigheid van de verwerking die plaatsvond op basis van deze toestemming vóórdat u uw toestemming heeft ingetrokken onverlet.
Opdracht
Indien u een opdracht verstrekt aan Flow Fin B.V., zal Flow Fin B.V. persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van deze opdracht en die noodzakelijk zijn om te voldoen aan een op Flow Fin B.V. rustende wettelijke verplichting.
Identificatie opdrachtgever
Indien de verstrekte opdracht onder de reikwijdte van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (“Wwft”) valt, is Flow Fin B.V. wettelijk verplicht om haar opdrachtgevers te identificeren en deze identiteit te verifiëren aan de hand van een wettig identiteitsbewijs bij natuurlijke personen of een uittreksel van de Kamer van Koophandel bij Nederlandse rechtspersonen. Daarnaast verzamelt Flow Fin B.V. in deze gevallen van de opdrachtgever als natuurlijke persoon (of diens vertegenwoordiger) de geslachtsnaam, voornamen, geboortedatum, adres en woonplaats dan wel plaats van vestiging. Tevens wordt een kopie van het identiteitsbewijs (inclusief aard, nummer, datum en uitgifteplaats van dit document) en bovenstaande persoonsgegevens aan de hand waarvan de verificatie heeft plaatsgevonden na beëindiging van de betreffende opdracht gedurende vijf jaar opgeslagen. Het verstrekken van bovenstaande gegevens is verplicht in de gevallen waarin Flow Fin B.V. om deze gegevens verzoekt. Als de gegevens niet worden verstrekt, zal Flow Fin B.V. zich onthouden van de dienstverlening en/of de opdracht neerleggen en/of geen zakelijke relatie aangaan met de opdrachtgever.
Uitvoering opdracht
Voor de uitvoering van de opdracht, waaronder begrepen de communicatie met de opdrachtgever en de facturatie van de werkzaamheden dient Flow Fin B.V. te beschikken over ten minste de voor- en achternaam, voorletters, titulatuur, geslacht, telefoonnummer en/of e-mailadres van de contactpersoon van de opdrachtgever als rechtspersoon. In aanvulling hierop zal worden verzocht om verstrekking van adres, postcode, woonplaats van de opdrachtgever als natuurlijke persoon. Flow Fin B.V. kan ook vragen naar de geboortedatum van (de contactpersoon van) de opdrachtgever om deze datum op te nemen in de verjaardagservice van Flow Fin B.V. Het verstrekken van deze geboortedatum voor dit doeleinde berust uitsluitend op uw toestemming daartoe en is niet verplicht.
Bovenstaande persoonsgegevens zullen worden bewaard totdat zij niet meer noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de opdracht(en) door Flow Fin B.V. en/of de opdrachtgever recht heeft op verwijdering van de gegevens en daar om verzoekt, tenzij een langere wettelijke bewaarplicht geldt.
Beveiligingsmaatregelen
Flow Fin B.V. neemt de passende technische en organisatorische maatregelen zodat uw persoonsgegevens beveiligd en beschermd zijn tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking, en tegen opzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging. De gegevens worden opgeslagen in een veilige besturingsomgeving met beperkte toegangsrechten en een hoog beveiligingsniveau.
Uw rechten
Ten aanzien van uw persoonsgegevens heeft u het recht om bij Flow Fin B.V. een verzoek in te dienen om:
uitsluitsel te verkrijgen of Flow Fin B.V. persoonsgegevens van u verwerkt, en zo ja, inzage van de persoonsgegevens die van u verwerkt worden;
rectificatie te verkrijgen van de (onjuiste) persoonsgegevens die van u verwerkt worden. U kunt in dit kader ook uw gegevens aanvullen;
wissing van de persoonsgegevens die van u verwerkt worden te bewerkstelligen, indien a) uw gegevens niet langer nodig zijn, b) u uw toestemming voor verwerking intrekt, c) u bezwaar maakt tegen de verwerking, of d) de gegevens onrechtmatig zijn verwerkt, tenzij deze gegevens bijvoorbeeld nodig zijn voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, indien a) de juistheid van de gegevens door u wordt betwist, gedurende een periode die Flow Fin B.V. in staat stelt de juistheid te controleren, b) de verwerking onrechtmatig is, en u zich verzet tegen het wissen en – in plaats daarvan – verzoekt om beperking van het gebruik van deze gegevens, c) Flow Fin B.V. de persoonsgegevens niet meer nodig heeft, maar u deze nodig heeft voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, of d) u bezwaar heeft gemaakt tegen verwerking, in afwachting van de betreffende belangenafweging;
uw gegevens te laten overdragen in een gestructureerde, gangbare en digitale vorm, indien de verwerking berust op toestemming of de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht. Hierbij heeft u tevens het recht dat de persoonsgegevens – indien technisch mogelijk – rechtstreeks naar een andere verwerkingsverantwoordelijke worden toegezonden;
bezwaar te maken tegen de verwerking indien de verwerking is gebaseerd op uw toestemming of een gerechtvaardigd belang van Flow Fin B.V..
U zult zo snel mogelijk maar in ieder geval binnen één maand na ontvangst van uw verzoek een reactie ontvangen van Flow Fin B.V.. Als uw verzoek wordt afgewezen, wordt deze afwijzing gemotiveerd. Deze termijn kan met twee maanden worden verlengd indien sprake is van een complex verzoek of een zekere hoeveelheid aan verzoeken. Hiernaast heeft u ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over de afwijzing van uw klacht of over de verwerking van uw persoonsgegevens door Flow Fin B.V. anderszins.
Derde partijen
Flow Fin B.V. zal de persoonsgegevens slechts delen met andere partijen voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, indien u hiervoor uw toestemming heeft gegeven of indien een wettelijk voorschrift of een bevoegde autoriteit Flow Fin B.V. hiertoe verplicht.
Overige
Flow Fin B.V. kan deze privacyverklaring te allen tijden wijzigen. Wij zullen uw persoonsgegevens echter enkel verwerken in overeenstemming met het privacybeleid en de –verklaring die gold ten tijde van het verzamelen van uw persoonsgegevens.